Uma conferência é um momento entre os membros da AIESEC, com um espaço vital para o desenvolvimento, alinhamento e motivação dos jovens líderes que compõem a organização. O objetivo é garantir que todos estejam preparados para enfrentar desafios locais e globais, contribuindo positivamente para suas áreas, seu comitê e principalmente para a sua sociedade.

✨ AQUI NESSE HUB, VOCÊ VAI ENCONTRAR MATERIAL PARA FAZER UMA CONFERÊNCIA MÁGICA NO SEU CL! ✨

1. DEFINIÇÕES INICIAIS - LCP e EB

2. CONFERENCE TEAM

3. BIG BOOK JD OF OC

4. MATERIAL DE APOIO

✨DEFINIÇÃO INICIAL✨

MANUAL DE EMERGÊNCIA PARA LCPs

Quando começar a planejar uma conferência? (timeline das conferências e meses recomendados para acontecer)

• Escolha da data da conferência - Em conjunto com o EB

• Importante saber e lembrar que cada semestre tem 2 conferências 

• Normalmente o MC solta calendário de sugestão para datas.

• Tentar marcar uma data com tempo o suficiente para os demais processos (a exemplo, dois meses antes).

• Escolher CM e AM com o EB

• Trackeamento de Agenda Manager, CM e OC.

MANUAL DE EMERGÊNCIA PARA EB

• Decidir MOTTO e música representativa

• Escolher um CHAIR

• Fazer o dreaming da conferência (Brainstorm) - sonhar como será a conferência

• Preparar as sessões (momentos que acontecerão durante a conferência)

• Ações do EB depois da conferência: Feedbacks, garantia do engajamento e expectativas de melhora para o próximo evento.

✨CONFERENCE MANAGER (CM) E AGENDA MANAGER (AM)✨

QUEM SÃO?

CM —> Uma pessoa escolhida para ser líder idealizador do projeto geral da conferência.

AM —> Escolhido para gerir a agenda geral da conferência, que normalmente é escolhida pelo EB, além organizar os planos e estratégias iniciais do CM para a aplicação do OCP com seu OC.

ATENÇÃO:

Existem casos em que o CM e o AM são a mesma pessoa. No entanto, não é uma estrutura recomendada, visto que este terão obrigações externas à conferência, como seu próprio cargo no seu comitê.

Assim…

Pode haver mais de um conference manager/agenda manager!

✨ESCOLHA DO OCP ✨

Normalmente os CMs ficam responsáveis por entrevistar o candidato a OCP (Presidente da Organização da Conferência), que pode ser qualquer membro do escritório (fora do EB), logo, esse será o líder do Comitê Organizador (OC).

MANUAL DE EMERGÊNCIA PARA OCP

• Realização de calendário de ações da conferência (deve estar em TOTAL sinergia com o Agenda Manager)

• Tem ajuda e orientação direta dos CM’s

• Define o processo de escolha do time de OC (normalmente é uma postulação mais simples e com DDL mais curta)

• Postulantes respondem a um forms + entrevista rápida/simples

• Os postulantes são avaliados pelo OCP que pode ter ajuda dos CMs.

  
  

  NO ENTANTO, a decisão final é delegada ao líder direto (Presidente de Organização da Conferência).

✨Job descriptions do oc ✨

Além do OCP, o time de OC é composto por alguns cargos. Esses cargos são muito importantes para o andamento do planejamento inicial do Conference Manager e de atingir as metas e ações estabelecidas pelo Agenda Manager. Esses cargos são:

• OC ER - Relações Externas

• OC ICOMM/MKT - Marketing

• OC DEL/XP - Delegates ou Experiência

• OC LOG - Logistica

• OC FIN - Finanças

Caso queira conhecer mais sobre cada um, é possível ver suas descrições no BIG BOOK OF JOB DESCRIPTIONS FOR OC, criado pelo time de OD para a melhor compreensão de todos os AIESECos da BAZI.

✨DICAS MÁGICAS✨