úLTIMA ATUALIZAÇÃO: 10/04/2020
QUAL O NOSSO CONTEXTO EM RELAÇÃO AO COVID-19?
Nas últimas semanas, estivemos trabalhando com foco nos EPs que estavam/estão no Brasil e também no adiamento de todos os intercâmbios até 01/06. Ao mesmo tempo, acompanhamos a evolução da pandemia de COVID-19 no Brasil e no mundo para entender próximos passos que precisamos tomar enquanto organização, principalmente em relação aos intercâmbios que aconteceriam a partir de 01/06. Com isso, foram descidas novas recomendações por parte da AIESEC Internacional e também tomamos novas decisões como AIESEC no Brasil. Isso tudo pautado nos seguintes pontos:
O número de casos no Brasil e no mundo tem aumentado de forma significativa. Todas as previsões apontam que o Brasil só enfrentará o pico de casos de COVID-19 em maio e, ainda assim, ainda há muita insegurança em relação a todos os dados, futuras ações do Ministério da Saúde e consequências da pandemia no país e na nossa economia.
Além do período de realização dos intercambistas, precisamos contar com os tempos para processos de preparação, como alinhamento de partners e obtenção de hosts families. O cenário aponta que o tempo disponível até início do nosso próximo pico de RE não seria suficiente.
O número de países com fronteiras fechadas ainda é muito grande e não está claro quais serão os próximos passos tomados pelos governos.
Quando mais postergamos a decisão, maior pode ser o custo financeiro para os CLs e também desgaste em relação a insegurança do consumidor.
Com todos esses pontos e também outros, a decisão tomada foi a seguinte:
IREMOS POSTERGAR OU QUEBRAR TODOS OS APDs COM DATA DE REALIZAÇÃO PROGRAMADA PARA ANTES DE 01/09/2020.
Essa decisão está alinhada com os direcionamentos da AIESEC Internacional para a plenária global. Se quiserem saber mais sobre isso e também sobre as informações passadas para a CSN Golaço ontem durante a Legislation Virtual, deem uma OLHADA AQUI (bit.ly/PlanoPicoRE). Nesse PPT, vocês também encontrarão as frentes de trabalho do MC Batuca nas próximas semanas e como vamos lidar com toda essa situação
COMO ESSA NOVA DECISÃO AFETA AS OPERAÇÕES DE ICX?
Voltamos a rodar processos de prospecção e abordagem de novos partners. É importante que esse processo seja levado com consciência sobre o atual cenário e de forma coerente com o nosso posicionamento como organização. As novas vagas só poderão ser abertas com RE para a partir de setembro. Em iGV e em iGE, o foco é o pico de dezembro e janeiro e junho e julho de 2021. Para GT, as novas vagas só precisam respeitar a data de 01/09. Também é importante alinhar, durante a negociação, sobre a possibilidade de alteração dependendo da evolução do COVID-19 no Brasil e no mundo. Por fim, o maior call to action é: precisamos de vagas para os próximos meses e voltar a colocar esforço nisso!
Seguiremos os nossos processos de consideration normalmente, mas só serão permitidos APDs para RE após 01/09. Os nossos IR Partners receberão informações sobre o nosso posicionamento como AIESEC no Brasil entre hoje e amanhã. Além disso, para EPs, atenção na adaptação do discurso e a possibilidade de alterações devido a evolução da pandemia. Também vamos atualizar as planilhas de IR Mapping sobre como as recomendações de AI vão afetar as operações dos nossos IR Partners.
O direcionamento é que todos os REs previstos até 31/08 sejam adiados para após 01/09. Caso o adiamento não seja possível, o recomendado é a quebra desse approval. Diferente do antigo direcionamento, nenhum RE poderá ser mantido na data original, mesmo com o EP concordando em assinar o Termo de Responsabilidade. Por isso, todas as vagas com RE nesse período serão fechadas pela AI nos próximos dias. Ou seja, novos REs até 01/09 não são permitidos. Mais detalhes sobre isso e o passo a passo do que vocês precisam fazer está nossa planilha de direcionamentos. É importante ressaltar que mesmo novas situações de trabalho remoto também não são mais permitidas.
Nesse momento, temos cerca de 260 EPs ainda no Brasil segundo a planilha de mapeamento. Para EPs presos no país, seguiremos as recomendações anteriores de suporte e acompanhamento. Para EPs que decidiram continuar o RE, a nossa recomendação é que vocês conversem com eles mais uma vez para que retornem para casa o quanto antes, principalmente se o fim da viagem desse intercambista estiver previsto para antes de 01/09. Para EPs com previsão de retorno para o país de origem após 01/09, o que se aplica principalmente a EPs de iGT, eles podem continuar no país, mas alinhem sobre a situação da pandemia no Brasil e como isso pode afetar a experiência deles (home office, falta de vôos, quarentena, etc...), além de garantir suporte constante para esses EPs e alinhamento de próximos passos com partners. Por fim, é importante que vocês avaliem caso a caso desses EPs e procurem o MC de rede caso precisem de mais instruções.
#1 ABA POR PRODUTO DE EPs com re ATÉ 01/09
Filtramos de acordo com o EXPA, todos os EPs que estão aprovados para RE até 01/09 e incluímos isso em uma aba de cada produto. O próximo passo é vocês garantirem a abordagem de todos os EPs e adiamento dos REs. Com isso atualizado na planilha, vamos acompanhar a situação de cada EP, CL e da AIESEC no Brasil como um todo. Muito provavelmente, existem EPs com RE programado para esse período que não estão na planilha porque a data não está certa no EXPA. Se esse for o caso do seu CL, por favor, inclua esse EP na planilha também para podermos acompanhar e alinhar IR Partners sobre isso. Vocês podem checar EPs faltantes no Podio ou em qualquer outra ferramenta de gestão de informação que vocês usem a nível local (tsc, tsc, amigo... tá errado isso! vamos pro Podio e EXPA?)
#2 DISCURSOS POR STAKEHOLDER
Criamos orientações de discursos pra vocês de acordo com cada stakeholder (partners, EPs e hosts) e etapa do costumer flow. O objetivo é isso ajudar vocês na orientação do time e conseguirmos minimizar o número de quebras e potencializar os adiamentos. Muita atenção na capacitação do seu time e adequação de todos esses discursos a sua realidade local. Do mais, bora fazer acontecer! Caso tenham feedbacks de como melhorar, compartilhem com o seu MC de rede e com os outros VPs, vamos aprender juntos a melhor forma de guiarmos nossas operações durante essa pandemia. Todos os discursos já estão na planilha de direcionamentos de ICX.
#3 ABA DE EPS QUE CONTINUAM NO PAÍS
Vencemos grande parte das quebras de RE e retorno dos EPs aos seus países de origem. Mas ainda assim, ainda existem várias pessoas que continuam no Brasil, seja pelo fechamento das fronteiras ou porque decidiram seguir com a experiência. Esses casos precisam ser acompanhados de forma individual e não podemos perder ritmo de suporte para esses EPs. Já expliquei ali em cima o que deve ser feito com eles, mas além disso, coisas importantes de vocês saberem:
O time de operações do TNA vai reauditar todos os seguros e vistos desses EPs para garantirmos que os EPs estao legalmente seguros no país. Informarei vocês de próximos passos, caso seja necessário.
Pelo menos uma vez na semana, é importante que você atualize a informação de todos os EPs para termos certeza da situação atual de cada um.
Serão movido todos os EPs que estão como "Regular FIN" na planilha para "Continue RE". Isso porque consideraremos esses EPs como pessoas que vão continuar no país e é importante que a data de FIN na planilha seja a correta
#4 ICX DASHBOARD
Criamos na planilha um dashboard da situação dos CLs em relação aos EPs aprovados para RE até 01/09. Nele, vocês poderão encontrar números geriais e por produto de quebras e postergações, além de números de EPs aguardando next steps e situações resolvidas/não resolvidas. O time de OD também vai trabalhar esses números com os LCPs de vocês para garantir todo o suporte que vocês necessitam nesse momento.
#5 MAPEAMENTO DE IR PARTNERS
Evoluímos a planilha de IR Mapping para que ela esteja mais clara pras redes e também com informações direcionadas para cada operação. Nos próximos dias, vamos trabalhar no re-mapeamento de todos os nossos IR Partners, focando especialmente nas estratégias de Abril. Todas as informações serão atualizadas na planilha de direcionamentos de ICX. Confere lá e usa esse material como guia para as suas conversas com cooperações ao longo dos próximos dias. Para CLs com B2B, lembrem de alinhar entre B2B e CX os next steps de IR e como isso vai influenciar na área. Algumas ações guia que vocês podem tomar com os IR Partners de vocês:
Chat com cada cooperação para explicar next steps que você vai tomar como ICX, alinhar processos e fazer acompanhamento dos EPs do CL.
Atualizar cooperações sobre vagas abertas, timeline de RE, como vai funcionar o processo de seleção, etc.
Montar rotina de IR com análises de números, touchpoints, checkin no grupo de cooperação, momentos off, etc.
Fazer start/stop/continue de IR na área atualmente e replanejamento de metas com cooperação para o semestre;
Mapear persona de OGX durante o período de pandemia e como vocês podem alavancar conversões juntos nas próximas semanas;
Fazer Working Time em conjunto e fortalecer relação.
#6 DIRECIONAMENTOS DE QUEBRAS E REEMBOLSOS
incluímos nas abas de instruções operacionais o passo a passo sugerido para processos de adiamentos e quebras dos EPs junto com o ECB e também direcionamentos sobre nossas políticas de reembolso. Além da planilha, vocês podem verificar essas informações no e-mail enviado para toda a rede e na aba “Processos | Quebras & Adiamentos” da bit.ly/icxvscorona.
AONDE ENCONTRO DIRECIONAMENTOS DO QUE PRECISO FAZER? 📙
O QUE PRECISAMOS GARANTIR até 17/04
COMO EU ORGANIZO O MEU TIME PARA ISSO?
Nesse momento, temos cerca de 1800 EPs que precisam adiar ou quebrar o seu APD. Além disso, cerca de 260 pessoas que ainda estão no país e que precisam do nosso suporte como AIESEC Host. Por isso, nossa recomendação é que todo o seu time esteja envolvido nessa entrega para que vocês consigam vencer esse desafio o mais rápido possível. Para ajudar vocês nisso, vou dar algumas recomendações de como organizar seu time. Contudo, no final você que vai entender possíveis adaptações que precisam ser feitas a nível local e talvez até pequenas alterações de JD que ajudem nessa entrega.
